Automatyczne inicjowanie procesów we Flodo możliwe jest dzięki aktywatorom. System pozwala na zastosowanie dwóch rodzajów aktywatorów: dokumentowego i XML.
Aby dodać nowy aktywator otwórz wybrany proces, dwukrotnie kliknij jego pierwszy krok, aby go edytować i wybierz zakładkę Aktywatory (1). Następnie kliknij Dodaj (2), wybierz typ aktywatora (3) i kliknij Zapisz (4).
Jako Zmienną wybierz którąś ze zdefiniowanych wcześniej zmiennych dokumentowych, a następnie wybierz Atrybut – jego wartość będzie decydowała o tym, czy dany dokument aktywuje proces, czy też nie. Później określ tę wartość, która pozwoliłaby na aktywację kroku i zdecyduj, czy ma ona zostać automatycznie zmieniona.
W przykładzie poniżej proces zostanie aktywowany wtedy, gdy w systemie pojawi się jakiś dokument przypisany do zmiennej Faktura (1), dla którego wartość atrybutu Status (2) jest ustawiona jako “Nowa” (3). Wartość ta zostanie w wyniku zainicjowania procesu zamieniona na “W trakcie przetwarzania” (4).
Dzięki funkcji importów proces może zostać zainicjowany nie tylko po wgraniu pliku do systemu przez pracownika, ale także w wyniku importu z maila lub dysku Google. Kiedy na zdefiniowanej wcześniej skrzynce pocztowej lub w folderze na dysku Google pojawi się jakiś plik, zostanie on zaimportowany do systemu, a proces uruchomi się automatycznie.
